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Becker Marine Systems GmbH

Un nuevo sistema ERP que aporta transparencia

"Hoy en día nuestros procesos están completamente digitalizados. Por lo tanto, los gastos de administración se han reducido significativamente. Al mismo tiempo, nos beneficiamos de una mayor transparencia y podemos intervenir más rápidamente en caso de desviaciones del plan".

Michael Polley, director de proyectos ERP en Becker Marine Systems GmbH.

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Perfil de compañía

Becker Marine Systems GmbH es uno de los líderes en tecnología para sistemas de maniobra y conductos de consumo optimizado para contenedores y buques de carga. La empresa con sede en Hamburgo se centra exclusivamente en la ingeniería. La fabricación y el montaje corren a cargo de fabricantes subcontratados, principalmente en los grandes astilleros asiáticos.

Alrededor de 8.000 buques en todo el mundo están equipados con la tecnología de navegación y propulsión de Becker. Además de su sede central en Hamburgo, la empresa de equipamiento naval cuenta con oficinas de ventas y servicio en China, Japón, Singapur, Noruega, España y Estados Unidos. Actualmente, los aproximadamente 250 empleados generan una facturación anual de unos 85 millones de euros.

El departamento de TI tiene problemas para mantener el crecimiento

Debido a su fuerte crecimiento, especialmente en las áreas de tecnología de propulsión y sistemas de suministro de energía, las tecnologías de la información de la empresa ya no podían mantenerse al día. Mientras que la división de tecnología de maniobras estaba acostumbrada a utilizar una solución ERP de IFS para la planificación, el departamento de tecnología de propulsión había estado utilizando Microsoft Project desde el principio. Además, se utilizaba la solución CAD SolidWorks con el sistema PDM PROCAD, así como multitud de tablas Excel diferentes. "Las diferentes divisiones de la empresa no estaban conectadas en red, por lo que era bastante difícil obtener información", recuerda Andre Wiegers, Jefe de Equipo de Planificación Integrada y Gestión del Desempeño.

A la gerencia también le costó mucho controlar los plazos, el presupuesto y los costes. El software ERP tampoco se configuró correctamente, explicó Wiegers: "Para nuestro trabajo orientado a proyectos, estábamos utilizando una solución diseñada para empresas de fabricación tradicionales. Eso no era lo ideal". Los procesos nuevos o modificados eran difíciles o imposibles de mapear en ese sistema. "En el pasado, la eficiencia de los procesos no era realmente nuestro objetivo. Hoy en día no podemos permitirnos el lujo de pensar así, dada la fuerte competencia", añade el Director General Henning Kuhlmann. Por lo tanto, la dirección de la empresa decidió reorganizar los procesos centrales y comenzar a utilizar un software ERP de última generación que tuviera un futuro sólido.

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Un software competente y un partner experto

Para garantizar que la planificación se realizara de forma coherente en todas las divisiones, se implementó Microsoft Project en toda la empresa. Esto significaba que la nueva solución ERP también tenía que encajar bien con el software de planificación de proyectos, ya que en el futuro los datos de planificación, como los plazos y el estado del proyecto, debían ser accesibles sin demora. "También era importante para nosotros poder adaptar el software a nuestras propias necesidades", recuerda Michael Polley, director de proyectos ERP de Becker. Se eligió Microsoft Dynamics NAV por su arquitectura abierta de última generación y su estructura flexible de programas.

El contrato para la implementación fue adjudicado a la sede de COSMO CONSULT en Hamburgo debido a su amplia cartera de productos, que incluye no sólo soluciones específicas de la industria, sino también soluciones especializadas para la colaboración y el análisis de datos. Como parte del grupo internacional COSMO CONSULT, también fue posible aprovechar su red mundial de socios. "Dado nuestro ambicioso marco de tiempo, estábamos buscando un socio de TI que pudiera apoyarnos en todos los asuntos, y los consultores de COSMO CONSULT nos mostraron mucho compromiso en las etapas preliminares, así como una gran cantidad de conocimientos especializados y experiencia", explicó Polley.

Conectando los procesos paso a paso

En primer lugar, era necesario aportar transparencia a las estructuras de proceso existentes. Posteriormente, el equipo del proyecto optimizó la organización operativa y desarrolló un plan para automatizar digitalmente el intercambio de datos, lo que antes a menudo tenía que hacerse manualmente. "No dejamos piedra sin mover y nos apegamos al estándar de software al desarrollar el plan de proceso", enfatiza Wiegers. Pudimos realizar los pocos ajustes que eran realmente necesarios a través del centro de funciones en su mayor parte, que define los parámetros para las estaciones de trabajo de los empleados individuales.

Para cumplir con los requisitos específicos de la industria del negocio de proyectos, el estándar ERP se complementó con las soluciones cc|project y cc|configure-to-order de COSMO CONSULT. Para garantizar un intercambio de datos sin problemas con otros sistemas relacionados, como Microsoft Project y el software CAD, se añadió el centro de datos de despliegue universal del socio de TI. Si se producen modificaciones de fecha o status en Microsoft Project, también se actualizan los datos en el sistema ERP. "La integración de las diversas aplicaciones elimina muchas intervenciones manuales que eran necesarias en el proceso de intercambio de datos. La carga administrativa es significativamente menor. Al mismo tiempo, nos beneficiamos de una mayor transparencia y somos capaces de reaccionar más rápidamente en caso de desviaciones o anormalidades", explica Polley.
 

Listo para el futuro después de un cambio exitoso

Poco menos de un año después de cambiar de software, los procesos de planificación se han armonizado en toda la empresa y la calidad del proceso es constantemente alta. Pero para Michael Polley, la mayor ventaja es otra cosa: "La nueva transparencia es claramente nuestro logro más importante. Solíamos pasar mucho tiempo buscando información. Hoy en día podemos seguir los plazos y procesos con un clic del ratón. Las desviaciones y anormalidades se detectan rápidamente y podemos evitar errores en lugar de tener que reaccionar después de que sea demasiado tarde". Además, el hecho de que todos los empleados trabajen con los mismos datos ha fortalecido el trabajo en equipo en la empresa, según Polley. "La transferencia automática de datos entre Microsoft Project, el entorno CAD y el sistema ERP ha hecho que toda la operación de procesamiento de pedidos sea más rápida. Hoy en día, disponemos de la información ad-hoc que antes sólo podíamos generar con gran esfuerzo", dice Wiegers.

Al cambiar a un sistema ERP moderno, Becker Marine Systems también ha sentado las bases para la futura expansión del sistema. Las tecnologías modernas, como el centro de datos, permiten poner en práctica las ideas y las nuevas necesidades con mayor rapidez. Tomemos, por ejemplo, la creación de protocolos de aceptación en la garantía de calidad de los dispositivos móviles. Los resultados de las pruebas son accesibles directamente en el software ERP. Además, la cadena de suministro va a ser mapeada en el sistema paso a paso. "Cuando nuestros socios tienen acceso a Microsoft Dynamics NAV, sabemos inmediatamente cuando los trabajos están terminados y los envíos han llegado a su destino", dice Polley. También está previsto equipar los timones y las boquillas de propulsión con sensores para controlar su estado. En el marco del mantenimiento predictivo, los clientes pueden beneficiarse de ofertas de servicio adicionales.
 

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