Los proyectos no son un parvulario: consejos y trucos para la coordinación de proyectos

Coordinación de proyectos... ¿qué es eso exactamente? ¿Y es realmente necesario? Así que, ¿conoce esas reuniones de estado en las que el gerente de proyecto quiere saber hasta dónde ha llegado cada uno con su trabajo, quién está haciendo qué y qué viene después? Suelen ser reuniones muy largas con un montón de gente. Muy pronto, uno comienza a preguntarse si estas reuniones realmente perjudican la productividad más que la ayudan.

Se supone que los miembros del equipo del proyecto son capaces de coordinarse y asegurarse de que el proyecto avanza y de que todos hacen lo que deberían. Como regla general, esto es cierto. Sin embargo, los proyectos son cada vez más complejos y difíciles de seguir por una sola persona. Los proyectos complejos generalmente requieren más personal, lo que dificulta aún más la coordinación. Y a menudo están las actividades de línea, que entran en conflicto con las actividades del proyecto. Es por eso que usted necesita coordinación de proyectos, y tiene que hacerlo de manera efectiva y eficiente.

Dejemos una cosa clara, sin embargo. Como gerente de proyecto, no puedo y no quiero perseguir a cada persona en el proyecto para asegurarme de que está haciendo lo correcto en el momento adecuado. Si quisiera hacer eso, me habría convertido en maestro de un parvulario. Eso probablemente hubiera sido más divertido.

Hay que ver si la coordinación del proyecto es efectiva y eficiente desde el principio. Basándonos en nuestra experiencia, el director de proyecto tiene que asegurarse -desde la reunión de inicio- de que la cultura del proyecto se diseña de la forma en que debería ser. Debe quedar claro para el personal que trabajar de forma independiente y autosuficiente no sólo es preferible, sino que es lo que se espera. De esta manera, la coordinación del proyecto puede hacerse de manera efectiva y con relativamente poco esfuerzo.

Si se pregunta a instituciones como la IPMA o el PMI, la respuesta es definitivamente afirmativa. Si le preguntas al mundo de la agilidad, es más probable que obtengas una respuesta de "sí y no". La gestión de proyectos convencional es lo que parece: gestión. Y la gestión no significa otra cosa que decirle a alguien qué hacer o no hacer y cuándo, y después comprobar los resultados. Suena duro, pero es verdad. Por eso es necesaria la coordinación del proyecto.

Los métodos ágiles llegan a esto desde una perspectiva diferente, confiando en equipos auto-organizados a los que no se les dice cuándo hacer o no hacer algo. El equipo decide por sí mismo. Pero, ¿cómo se coordina un equipo de proyecto ágil? Por un lado, utilizan una comunicación más intensiva dentro del equipo y en las reuniones institucionalizadas, por ejemplo, el standup diario en scrum. En general, los proyectos ágiles requieren menos esfuerzo de coordinación que los proyectos convencionales. La razón de esto es que la granulación de las tareas es mucho más fina y por lo tanto más fácil para el equipo de seguimiento.

Como ya hemos mencionado antes: cómo se verá la coordinación del proyecto en el futuro depende mucho del inicio del proyecto. Pero todavía hay algunos consejos y trucos que pueden ayudarle a hacer que la coordinación de su proyecto sea eficiente.

• Las reuniones de coordinación deben celebrarse con la frecuencia necesaria. Cuanto más frecuentes son, más cortas pueden ser. En scrum, el standup diario, como su nombre indica, tiene lugar todos los días, pero sólo toma de 10 a 15 minutos. En nuestros proyectos, la frecuencia varía dependiendo de la etapa del proyecto.
• En cualquier caso, las reuniones deben celebrarse con regularidad, para que adquieran un carácter institucionalizado. Cada reunión tiene un orden del día y los temas especiales no tienen cabida allí; se pueden celebrar reuniones separadas para tratarlos.
• En cualquier caso, las reuniones deberían estar sujetas a un calendario. Un cuadro de tiempo es un marco de tiempo fijo asignado a una actividad determinada. En el caso de las reuniones, esto significa que la hora de inicio y la hora final son fijas. Por ejemplo, un levantamiento diario comienza todos los días a las 9:00 AM y termina a las 9:15 AM. No importa si alguien llega tarde o si repasa todos los temas a fondo. Después de 15 minutos, la reunión ha terminado. Suena draconiano, pero es importante cuando se trata de entrenar equipos autosuficientes y auto-organizados. Equipos como ese también son beneficiosos en proyectos no ágiles.

Pregúntese a sí mismo cuántas veces ha asistido a reuniones que han tenido horas extras, que no han sido estructuradas o moderadas y que no han tenido resultados. Sin embargo, no hace falta mucho para crear las condiciones para una reunión de coordinación eficaz y eficiente. Con nuestros consejos y trucos, verá cambios positivos rápidamente.