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Todo se termina...¿excepto los proyectos?

Peter Burghardt09/09/2019

Todo el mundo está radiante de orgullo! Lo hicimos - el software está funcionando. El equipo del proyecto y el cliente han pasado la fase de puesta en marcha. Todo está volviendo a la normalidad poco a poco. Es hora de relajarse. O al menos lo sería, si no tuviéramos todavía mil cosas que hacer...

A menudo, terminar un proyecto es más difícil que empezarlo. ¿Cómo es típicamente una situación al final del proyecto? El software está en vivo, pero todavía hay un millón de pequeños elementos que se dejaron de lado antes de la puesta en marcha, porque no eran tan importantes. Y luego hay algunos errores pequeños, errores menores que pensó que tendría que arreglar después de la puesta en marcha. Completar el software va bastante rápido. Pero arreglar los errores puede ser eterno.

¡Ayuda! ¡El cliente quiere cerrar el proyecto!

El cierre del proyecto generalmente se realiza junto con el procedimiento de aceptación del proyecto. Y a menudo, ahí es cuando se complica. Se enfrenta a una larga lista de errores por corregir. Revisa la lista con el cliente y acuerda cuándo es necesario corregir cada error, dependiendo de la urgencia. Normalmente lo que sucede entonces es esto: Los errores son corregidos, y el cliente monitorea el progreso en el sistema. En el proceso, el cliente encuentra nuevos errores que también le gustaría corregir. En lugar de acortarse, su lista de errores es ahora más larga de lo que empezó. Pueden estar seguros de que esta situación no es muy satisfactoria para ninguna de las partes. 

Normalmente, estos nuevos errores son nuevas funciones u optimizaciones o el tipo de errores de tipo "bueno, obviamente eso es lo que queríamos que hiciera". La razón por la que sólo aparece en este punto es que el cliente está preocupado de que el proveedor desaparezca una vez que el proyecto sea aceptado, dejando que el cliente se ocupe de los errores. Pero el software, al igual que otros productos, está sujeto a las disposiciones de garantía, que pueden estipularse en el contrato del proyecto. Sin mencionar que a la mayoría de los proveedores les interesa seguir trabajando con el cliente. 

Aún así, puede ser que el usuario final no esté completamente satisfecho con el software y es por eso que siguen trayendo nuevas funciones y optimizaciones. Esta situación puede surgir si durante el proyecto sólo se implementó una gestión de cambios mínima o nula. 

De cualquier manera, el resultado es que el proyecto se prolonga, mientras que tanto el cliente como el proveedor pierden gradualmente su motivación y satisfacción. Los costes aumentan y, en algún momento, el proyecto se agota silenciosamente.

Finalización de proyectos sin dolor

Dicho esto, llevar un proyecto a buen término puede ser realmente fácil. Lo mejor que se puede hacer es empezar temprano a prepararse para el cierre; también se puede empezar temprano con el inicio del proyecto. Específicamente, me refiero a la forma en que usted habla de cómo se reducirá la aceptación y el cierre del proyecto. También puede señalar las disposiciones contractuales. Cuanto antes empiece a prepararse y con más frecuencia discuta el tema, menor será la confusión con la que tendrá que lidiar cuando se trate del cierre. 

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El establecimiento de un sistema eficaz de gestión del cambio no sólo ayuda a reducir la resistencia en la organización, lo que facilita el cierre del proyecto, sino que también le permite reorientar la energía de la resistencia hacia fines productivos.

Ok, el cierre del proyecto puede doler un poco

Por lo general, no es tanto por el proyecto en sí mismo o por los términos del contrato - se trata de la parte más cercana. Hoy en día, a la gente le gusta ahorrarse las celebraciones de los proyectos. Después de todo, cuestan dinero y no se obtiene nada a cambio. En realidad, es todo lo contrario. Un equipo trabaja en algo en conjunto y logra una tarea compleja y difícil. Si son exitosos, naturalmente tienen ganas de celebrar su éxito. Todos sabemos cómo es. Cuando te las arreglas para seguir una dieta, te das el gusto de comer un bistec o una gran porción de pastel. Cuando terminas, te sientes bien, te has recompensado a ti mismo. Lo mismo sucede con los equipos de proyecto. Quieren recompensarse por un trabajo bien hecho. Con toda probabilidad, tuvieron que trabajar horas extras para hacerlo. 

Tener una celebración de cierre del proyecto también es importante para disolver el tejido social del proyecto y llevar el cierre a los participantes. El proyecto ha terminado, después de todo, y el equipo del proyecto ya no trabajará en la misma configuración. 

Si el proyecto no les dejara recuerdos muy agradables, entonces la celebración sería una buena manera de quitarles ese mal sabor de boca. Afortunadamente, no siempre tiene que ser así. 

¿Tiene un proyecto en marcha? ¿No está del todo satisfecho con su gestión?

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Author:
Peter Burghardt
Project Manager