Retos para las Empresas en 2021: Digitalización en la Gestión de Proyectos

En sus inicios, la Tecnología de la Información se centraban en la eficiencia y en la productividad. Muchos años más tarde, los dispositivos móviles inteligentes, la nube o las redes sociales han cambiado radicalmente la forma de hacer los negocios, forzando a las empresas a convertirse en negocios digitales. Esta transformación está incorporando herramientas digitales en todas las facetas de las operaciones empresariales, cambiando de forma radical los procesos de negocio y la forma en que las compañías se relacionan con los clientes. Pero, de hecho, todos y cada uno de los aspectos de las operaciones se han visto afectados, incluyendo el rol de la gestión de proyectos.

La digitalización en la Gestión de Proyectos

El impacto de la digitalización en la gestión de proyectos es enorme. Entre las principales ventajas de la digitalización podemos citar las siguientes:

La digitalización ahorra tiempo.

Algunos expertos cifran en un 90% el tiempo que emplean los PM’s (Project Managers) en comunicación. La digitalización ofrece herramientas para una comunicación más rápida y adaptada a lo que necesita el receptor. Hay menos reuniones, y en especial menos reuniones presenciales. Además, los involucrados en el proyecto pueden acceder a la información que les compete de forma sencilla y en el momento en que les convenga, incluyendo la grabación con el video y audio de la reunión.

La digitalización reduce costes

Para empezar, la gestión de proyectos es más barata gracias a las facilidades del trabajo colaborativo, que permiten usar y procesar información más eficazmente. Buscar y compartir información es más fácil, independientemente de zonas horarias y geografías. La pandemia ha puesto de relieve y testeado nuevas herramientas de colaboración vía trabajo en remoto, de gran utilidad para la gestión de proyectos.

Mayor flexibilidad y rapidez.

La respuesta a nuevos requerimientos y a cambios en el proyecto es más rápida y flexible, y es más fácil cambiar prioridades y recursos, sin perder de vista las implicaciones de cada decisión.  En un entorno digital, esta información está disponible en tiempo real y se puede decidir y comunicar instantáneamente.

La digitalización mejora la transparencia

Con una mayor visibilidad por parte de todos los implicados en un proyecto, se evitan sorpresas y se controlan mejor los riesgos, haciendo más completo y exhaustivo el control. Aquí es necesario un cambio cultural, ya que compartir la información y las ideas es un requisito ‘sine-qua-non’ para obtener los beneficios de la digitalización, y, por tanto, todo el mundo debe ser muy estricto en aportar a la colaboración.

Proyectos “data-driven”

La transformación digital, además, proporciona a los DPs la tecnología analítica necesaria para tomar decisiones basadas en datos, detectar tendencias y patrones y, en suma, mejorar el resultado de los proyectos y su tasa de éxito. La información en tiempo real ayuda a mantener los proyectos controlados en plazos y costes, visualizando claramente el impacto en el negocio y el ROI de cada proyecto.

Inteligencia Artificial en la Gestión de Proyectos

Se habla ya de cómo la gestión de proyectos se puede beneficiar de la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje automático. Algunos fabulan incluso con que se pueda sustituir a los Project Managers, aunque eso se antoja altamente improbable. De todas formas, y como apunta Deloitte, un 70% de empresas de servicios basadas en proyectos están evaluando el uso de tecnologías de Inteligencia Artificial.

Sí que hay aspectos en los que es más que evidente que la I.A. puede ayudar a los directores de proyecto: hacer mejores estimaciones y presupuestar con más exactitud, optimizar la planificación y asignación de recursos o hacer modelado de riesgos y análisis basados en cambios de alcance y recursos disponibles, por ejemplo.

Gestión de proyectos integral de extremo a extremo

En los últimos años ha habido un enorme crecimiento en la economía de servicios, lo que ha llevado a la aparición de lo que se conoce como soluciones “Project-centric”. Un ejemplo claro es la solución recientemente presentada por Microsoft, Dynamics 365 Project Operations. No solo incluye capacidades de gestión de proyectos de principio a fin de este, sino que incluye contabilidad de proyectos avanzada combinada con “revenue recognition” para facturación de hitos, por ejemplo. Dynamics 365 Project Operations permite crear planes de Proyecto precisos, que facilitan una asignación de recursos óptima y un seguimiento exhaustivo de las finanzas del Proyecto.

La visión de Microsoft de las nuevas formas de trabajar se concreta en potenciar que los equipos trabajen de la forma que prefieran mientras que las empresas obtengan los resultados deseados.

Con esta gestión de proyectos, Microsoft proporciona una solución en la nube flexible que da soporte a las organizaciones que están preparadas para adoptar las nuevas formas de trabajar. Facilita la gestión de proyectos complejos al permitir escoger las metodologías y herramientas que mejor encajan con cada Proyecto.

Dynamics 365 Project Operations está desarrollado sobre la solución PSA previa de Microsoft de gestión de servicios, y trata de simplificar todos los aspectos de ventas de proyectos -desde precios y estimaciones a ofertas, previsiones, gestión de contratos y demás- para ganar más contratos y hacer una entrega perfecta desde el equipo de ventas al de operaciones. En esta versión integra además el archiconocido Microsoft Project y funciona con Microsoft Teams, la aplicación estrella del fabricante en estos días de trabajo remoto por la pandemia. Entre las principales ventajas de la gestión de proyectos con Dynamics 365 Project Operations, podemos mencionar:

• Motor de ofertas y estimaciones configurable. Mayor productividad, más ventas y mayor ROI
• Optimización de recursos; la persona adecuada con las habilidades requeridas para cada proyecto, con planificación visual basada en Microsoft Project
• Seguimiento de plazos y costes simplificado
• Máxima rentabilidad de proyectos con utilidades financieras avanzadas
• Paneles de control y KPIS preconfigurados
• Acceso desde cualquier dispositivo móvil o de sobremesa

En resumen, Dynamics 365 Project Operations potencia a las empresas de servicios ayudándolas a hacer proyectos de éxito con una única solución, conectada desde el interés del cliente potencial a la ejecución y a la facturación con beneficios.

Microsoft Teams para colaboración en proyectos

La última novedad de Project Operations es su integración en Teams, la solución de videoconferencia y colaboración que ya utilizan 75 millones de usuarios en su día a día. Con esto mejora la colaboración en la ejecución de proyectos. Como todos sabemos, muchos flujos de trabajo de proyectos requieren una correspondencia vía email exhaustiva. Ahora, esta tarea se puede hacer a través de Teams, manteniendo los buzones sin atascos y manteniendo a los equipos informados.