Colaboración

Microsoft Teams: ¿Qué es? ¿Qué Ventajas Tiene?

Sebastián Rodríguez17/01/2020

La promesa futurista de nuevas formas de trabajar viene ya de hace tiempo, formas que no acababan de cuajar ya no solo por un aspecto cultural, que también, sino precisamente por la falta de mejores tecnologías para ello.

Hoy en día, vemos como el teletrabajo se extiende, muchas personas prefieren trabajar en remoto, proliferan los freelancers, los trabajadores a tiempo parcial y las empresas se extienden en múltiples ubicaciones y países, haciendo del trabajo en equipo todo un reto.

COSMO CONSULT es un gran ejemplo de ello. Presente en 14 países que trabajan de forma especialmente estrecha, al compartir muchos de los equipos que la forman. Trabajo de equipo muy efectivo a pesar de los diferentes husos horarios, gracias a la disponibilidad de chat corporativo, reuniones online de sencilla organización y un gran abanico de facilidades, además de poder compartir documentos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

El secreto del trabajo en equipo está en una plataforma de software colaborativo llamado: Microsoft Teams.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación y colaboración en la nube que proporciona a los trabajadores (en la oficina o en remoto) funciones de chat o mensajería instantánea, reuniones en vídeo, almacenamiento de archivos (incluida la colaboración en la auditoría de archivos) e integración de aplicaciones.

Teams se incluye servicio de Office 365 y cuenta con extensiones que pueden integrarse con productos "no Microsoft”. Microsoft Teams sustituye, entre otras aplicaciones, a Skype for Business. Una de sus principales ventajas es que está basado en la nube, por lo que se puede acceder desde cualquier lugar a través del escritorio o la aplicación móvil, tanto en iOS como en Android. Como novedad, y desde hace pocos meses, Microsoft Teams está disponible también en Linux.

El pasado mes de noviembre, Microsoft anunció 20 millones de usuarios diarios de Teams, confirmando el gran crecimiento de esta plataforma que está cambiando la forma de trabajar de muchas empresas y habilitando lo que se denomina el “puesto de trabajo moderno”.  Veamos algunas de sus características:

Microsoft Teams está diseñado para la colaboración en equipo. Cada interacción dentro de un equipo es visible para todos sus miembros. Al publicar una pregunta en el “muro” de Teams, se aprovecha el conocimiento colectivo de los miembros del equipo.

Intercambio de información, todo en un solo lugar.

Teams ayuda a los miembros del equipo a colaborar y crear documentos, también en forma de autoría compartida, a través de una ubicación central en la que se almacenan todos los archivos y notas. La integración de aplicaciones también muestra información externa en este espacio de trabajo y facilita las conversaciones en torno al trabajo o proyecto en curso.

Mensajes y reuniones flexibles

Las conversaciones del equipo son visibles para todos los miembros, lo que impulsa respuestas rápidas y colaboración. La integración con Skype for Business permite comunicaciones de chat, voz o video instantáneas con uno o varios miembros del equipo.

Estas características se traducen en una serie de ventajas que hacen de Microsoft Teams la plataforma de colaboración de mayor crecimiento en el mercado. Analizando las principales ventajas de Teams, destacaríamos:

Ventajas de Microsoft Teams

# 1: Acceso a las herramientas de comunicación

Activando Microsoft Teams en Office 365, se dispone de una interfaz de comunicación optimizada para la colaboración. La función de chat de Microsoft Teams permite tener conversaciones entrelazadas, lo que le ayuda a almacenar sesiones de brainstorming, videoconferencias y otras reuniones en un solo lugar fácil de encontrar.

Así se evita tener que revisar cientos de páginas de notas o miles de correos electrónicos en busca de una conversación determinada: con Microsoft Teams, todo está a mano. También le permite elegir entre discusiones privadas y de equipo, así como integrar chats de audio y video.

# 2: Mayor productividad y colaboración

Al usar Microsoft Teams para trabajar en proyectos, aumenta la productividad y la colaboración. Si se utiliza el correo electrónico tradicional para trabajar en un proyecto, se puede perder información crucial en los hilos y ciertas personas pueden perder puntos clave porque alguien olvidó presionar "Responder a todos". Con la plataforma basada en chat de Microsoft Team, todos reciben el mismo mensaje al mismo tiempo. Como resultado, las personas pueden colaborar y mantener una discusión fluida, ayudando a alcanzar soluciones más rápido y desarrollar planes de acción más eficientes. No solo eso, cuando un nuevo miembro del equipo se une a un proyecto, tiene acceso a las conversaciones anteriores y acceso instantáneo a los archivos relacionados con el proyecto.

# 3: Ayuda a centrarse en el trabajo

Con Teams, se puede centrar más fácilmente la atención en temas relacionados con el trabajo y priorizar mejor el tiempo. En lugar de pasar tiempo revisando una bandeja de entrada que contiene mensajes de todos sobre todo, Teams divide la información en canales. El canal solo contiene conversaciones, reuniones y documentos relacionados con el tema de ese canal específico. Por lo tanto, en lugar de desviarse con un correo electrónico aleatorio o quedarse atascado tratando de limpiar su bandeja de entrada, puede concentrar su valiosa atención y dedicar su tiempo a los canales en los que realmente hace su trabajo.

#4: Aumento de la transparencia.

Un gran desafío para muchas organizaciones es mantener a todos informados y hacer que todos sientan que saben lo que está sucediendo. Con Teams, esto se vuelve mucho más fácil. Ya no tiene que preocuparse a quién poner en copia en un correo electrónico o a quién invitar a una reunión. Con Teams, publica su mensaje en el canal relevante, @ menciona a las personas que desea recibir notificaciones y deja que todos lo lean si lo desean, y al tener reuniones visibles para todos en el canal, aumenta la transparencia al permitir que todos en el canal lo vean.

# 5: Espacios de trabajo personalizables

Office 365 comprende que es posible que deba integrar diferentes herramientas de terceros en su interfaz; por ejemplo, las actualizaciones de Twitter podrían ser tan importantes para su equipo de marketing como un mensaje del director del departamento.

Por ello, Microsoft Teams permite integrar la plataforma con una lista cada vez mayor de servicios de terceros. Se puede personalizar el espacio de trabajo a gusto de su equipo, ayudándole a mantenerse al tanto de las tareas relacionadas con el equipo.

# 6: Integración de otras aplicaciones de Office 365        

Microsoft Teams, además, no solo se limita a la funcionalidad de chat o comunicación: puede incorporar cualquier aplicación de Office 365 a la mezcla para aumentar la productividad de su equipo. Todos pueden ver el mismo documento de Word, hoja de cálculo de Excel, presentación de PowerPoint o documento de OneNote mientras se comunican en torno al contenido. No más tener que ir y venir entre aplicaciones y perder partes de la discusión: su equipo puede revisar y cambiar documentos de manera rápida y eficiente al iniciar una conversación sobre ese contenido en Teams.

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Author:
Sebastián Rodríguez
Office 365 Specialist for Spain and LATAM | COSMO CONSULT