Cómo la IA de Microsoft 365 Copilot mejora Excel, Word, Outlook y PowerPoint

Tras el anuncio de la disponibilidad general de Microsoft 365 Copilot y Microsoft 365 Chat, que para usuarios empresariales se produce el 1 de noviembre, resulta a nuestro de modo de ver interesante tener una visión más clara de cómo funciona este sistema de IA junto a los populares Excel, Word, Outlook y demás, así que vamos a darles un vistazo.

Dada su colaboración y participación millonaria en Open.AI, Microsoft está en una posición privilegiada para ofrecer inteligencia artificial para empresas con su sistema Copilot. Copilot es más que un ChatGPT de OpenAI integrado en Microsoft 365. Es un motor de procesamiento y orquestación sofisticado que trabaja en segundo plano para combinar el poder de los Modelos de Lenguaje de Gran Tamaño (LLM), incluido el GPT-4, con las aplicaciones de Microsoft 365 y los datos empresariales en Microsoft Graph, ahora accesibles para todos a través del lenguaje natural, como conversaríamos con una persona. El sistema Copilot acompaña al usuario en su trabajo diario, haciéndolo más productivo, eficiente y creativo.

Aclaraciones importantes sobre Copilot:

• Copilot hereda automáticamente todas las políticas y procesos de seguridad, cumplimiento y privacidad de la empresa.
• Copilot solo genera respuestas basadas en información que el usuario tiene explícitamente.
• Copilot requiere una licencia adicional aparte de las licencias existentes para activar la función.
• Copilot solo está disponible para usuarios con suscripción de Microsoft 365 E3, E5, Microsoft 365 Business Estándar o Premium con Microsoft Entra (ex Azure AD).
• Copilot también puede integrarse conotras fuentes de datos fuera de Office 365 mediante el uso de conectores de Graph.

Aunque este producto llegara a su comercialización para todos los clientes Microsoft, de momento estará disponible para aquellos clientes que tengan un contrato Enterprise.

Veamos algunas de las aportaciones de Copilot a Microsoft 365:

Microsoft Copilot en Outlook ofrece asistencia inteligente en tiempo real para redactar correos electrónicos. Ofrece asistencia inteligente en tiempo real, lo que permite mejorar tu creatividad, productividad y eficiencia. Algunas de las funciones de Microsoft Copilot en Outlook son:

• Sugerencias de redacción: Copilot te sugiere posibles asuntos, saludos, introducciones y cierres para los mensajes, basándose en el contexto y el propósito.
• Resumen de correo electrónico: Copilot te ayuda a generar un resumen de tu correo electrónico, para que puedas revisar rápidamente si has incluido todos los puntos importantes.
• Programación de reuniones: Copilot te ayuda a organizar reuniones, enviar invitaciones, elegir los horarios más convenientes y agregar reuniones a tu calendario.
• Respuestas a correos electrónicos: Copilot te ayuda a escribir respuestas a correos electrónicos sugiriendo la redacción adecuada o ayudándote a extraer la información que necesitas de los mensajes.

Microsoft Copilot en Word

Veamos ahora Copilot con otra de las aplicaciones más populares de Microsoft 365. Algunas de las aportaciones de Microsoft Copilot a Word son:

• Escritura y edición: Copilot en Word escribe, edita, resume y crea junto a las personas mientras trabajan.
• Sugerencias de diseño: Copilot puede proporcionar sugerencias de diseño para mejorar la apariencia de los documentos.

Por ser más ilustrativos, veamos un ejemplo: Imagina que debes crear una propuesta comercial a toda prisa. Basándose en las notas del cliente en One Note y otros archivos que le indiques, Copilot preparará un borrador en minutos con todos los detalles importantes. Puede formatear además el documento para seguir el formato de otras propuestas anteriores, o de la plantilla corporativa. Por último, puedes pedirle que incluya imágenes o incluso una página de “preguntas frecuentes” (FAQ) que te sirva para aclarar posibles dudas u objeciones.

Copilot en Excel:

Copilot en Excel transforma de forma significativa la experiencia de uso. Con sus sugerencias, resúmenes y automatizaciones, Copilot te ayuda a ser más productivo y eficiente en tus tareas diarias.

• Análisis de datos: Copilot puede analizar grandes conjuntos de datos y proporcionar sugerencias para identificar tendencias y patrones clave.
• Creación de gráficos y tablas dinámicas: Copilot puede ayudar a los usuarios a crear gráficos y tablas dinámicas para visualizar y resumir los datos de manera efectiva.
• Creación de escenarios hipotéticos relacionados con el estudio que se está llevando a cabo.
• Automatización de tareas repetitivas: Copilot puede ayudar a los usuarios a automatizar tareas repetitivas, como la creación de macros, para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
• Sugerencias de fórmulas y códigos: Copilot puede proporcionar sugerencias de fórmulas y códigos para ayudar a los usuarios a trabajar de manera más eficiente.
• Integración con Power Query: Copilot puede integrarse con Power Query para ayudar a los usuarios a importar y transformar datos de manera efectiva.

Copilot en PowerPoint:

Microsoft Copilot en PowerPoint ofrece varias funciones para mejorar la experiencia de los usuarios de Microsoft 365. Volviendo al ejemplo de Word que hemos citado antes, Copilot for Power Point es capaz de crear una presentación directamente a partir de una propuesta en Word. Al revisarla, podemos ir diciendo a Copilot lo que queremos. “Demasiado texto, haz esta slide más visual”; “Añade una animación” y nos modificará / añadirá las slides según nuestras órdenes. Por supuesto, nos puede añadir unas “Speaker notes” para que ni siquiera debamos memorizar el contenido.

Otras funciones que Copilot añade a Microsoft PowerPoint son:

• Sugerencias de diseño: Copilot puede proporcionar sugerencias de diseño para mejorar la apariencia de las diapositivas y hacerlas más atractivas.
• Sugerencias de contenido: Copilot puede proporcionar sugerencias de contenido para ayudar a los usuarios a crear presentaciones más efectivas y persuasivas.
• Organización de la información: Copilot puede ayudar a los usuarios a organizar y resumir información clave para que sea más fácil de entender y recordar.
• Integración con Excel: Copilot puede vincular datos de una hoja de cálculo de Excel guardada a la presentación de PowerPoint para actualizar fácilmente los datos en la presentación si cambian en la hoja de cálculo de Excel vinculada.
• Creación de videos: Copilot puede ayudar a los usuarios a crear videos en PowerPoint con fotos y música, y agregar animaciones y efectos para hacer que los videos sean más atractivos.

En resumen, Microsoft Copilot ofrece una amplia variedad de herramientas y funciones para ayudar a los usuarios a ser más productivos y creativos en sus tareas diarias. Desde la escritura y edición hasta la organización de reuniones y sugerencias de diseño, Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook junto con Copilot pueden ayudar a los usuarios a sacar el máximo partido