Colaboración

Webinars con hasta 1000 asistentes con Microsoft Teams

Sebastián Rodriguez09/06/2021

Si 2020 fue el año de las videoconferencias, 2021 puede ser el año en el que las aplicaciones que se generalizaron durante la crisis consoliden su posición en el centro de las nuevas formas de trabajar. En esta carrera para reconvertir el trabajo bajo el influjo de la pandemia, no hay nadie tan ambicioso como Microsoft. Esto podría convertir a Microsoft Teams, el servicio de colaboración y comunicaciones construido sobre Office, en el producto nuevo más importante de la compañía en años. Según Satya Nadella, CEO de Microsoft, Teams va camino de convertirse en una plataforma digital tan importante como los navegadores de internet o los sistemas operativos.

Como el propio Nadella indica “estamos acelerando nuestro ritmo de innovación en Teams, con más de 300 nuevas funciones durante el pasado año, incluyendo otras 100 en lo que llevamos de 2021”. Lo cierto es que Teams se está extendiendo más allá de las comunicaciones, creando una categoría totalmente nueva de aplicaciones colaborativas modernas, con las empresas usando la Power Platform para construir Apps personalizadas, bots y flujos de trabajo dentro de Teams.

Webinars en Teams

Microsoft ha iniciado este pasado mayo el lanzamiento de sus nuevas funciones para alojar webinars para hasta 1.000 asistentes, con capacidad para ampliar hasta 10.000 asistentes en modo broadcast sin interacciones (Microsoft expandirá hasta 20.000 esta capacidad de broadcast en modo ‘solo ver’ para finales de 2021).

Los webinars en Teams proporcionan páginas de registro personalizadas y emails de convocatoria, varias opciones de presentación, controles para el presentador (como la capacidad para desactivar chat y video de los asistentes) y generación de informes post-evento. Además, Microsoft facilita la exportación desde Teams a Dynamics 365 Marketing los datos de, a través de la ya anunciada integración entre Teams y Dynamics 365 que el fabricante de Redmond está llevando a cabo.

No solo se va a iniciar el despliegue de Webinars este mayo, en paralelo se introducirá PowerPoint Live. Con estas capacidades, los usuarios van a disponer de nuevas formas de hacer presentaciones profesionales en meetings de todos los tamaños, desde pequeñas reuniones internas a grandes webinars y eventos enfocados a grandes grupos de clientes, y todo desde una única aplicación.

Lo mejor de todo es que no hace falta adquirir nuevas licencias o productos. Las nuevas capacidades están incluidas en muchos de los planes de Office y Microsoft 365 que probablemente ya use tu empresa. Y no hay costes ocultos o cargos adicionales con los planes que incluyen estas capacidades.

Ya existían algunas compañías fuera de Microsoft que proporcionaban software para webinars y servicios integrados con Teams. Pero Microsoft mantiene –y no le falta razón- que “los clientes quieren usar cuantas menos herramientas mejor para comunicaciones interna y externas”. Nada que objetar, aunque estas compañías no estarán demasiado felices ahora mismo.


¿Cuánto cuestan los webinars en Teams?

Microsoft ofrece Webinars sin cargo adicional con los planes Microsoft 365 E3 y E5; Microsoft 365 A3/A5; y Microsoft 365 Administración Pública. Los planes Microsoft 365 Business Standard y Business Premium permitirán alojar webinars para más de 300 asistentes. No se requiere ninguna suscripción tipo “Teams Pro” o similar.

Webinars con prestaciones para interacciones espléndidas con clientes

Mientras que Teams es usado mayoritariamente para meetings internos, Webinars dará soporte a meetings fuera de la empresa. Con Webinars se pueden organizar y mantener reuniones y webinars interactivos para hasta 1.000 asistentes. Da soporte de principio a fin al proceso, que es tan sencillo como configurar una reunión de Teams, incluidas páginas de registro personalizadas y correos electrónicos para los asistentes, opciones de presentación enriquecidas, con controles para el presentador como la capacidad de deshabilitar el chat y el video de los asistentes, y los informes posteriores al evento para analizar la participación y hacer seguimiento de los inscritos.

Si se necesita llegar a más de 1.000 asistentes, Teams ofrece la posibilidad de usar la experiencia de retransmisión con ‘solo visionado’. Microsoft ha asegurado que aumentará el límite a 20.000 hacia final de año.

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Todo el mundo puede presentar como un profesional

Con PowerPoint Live y el modo Presenter en Microsoft Teams, cualquiera pude hacer presentaciones de impacto y atractivas y presentar de forma impecablemente profesional a la audiencia.

Al juntar las apps enriquecidas de Microsoft con las experiencias de presentador en Power Point y el poder para colaborar de Teams, los presentadores se sienten más confiados y capaces durante las presentaciones en línea. Puedes ver las slides que vienen a continuación, tus notas, el chat y a la audiencia en una única vista mientras presentas.

Al mismo tiempo, los asistentes pueden personalizar su propia experiencia navegando en privado el contenido a su propio ritmo, usar el modo de alto contraste y los lectores de pantalla para hacer el contenido accesible. En breve plazo, las capacidades para la traducción permitirán a los asistentes elegir su idioma nativo y ver las slides traducidas sin cambiar la vista del resto de asistentes.

 

El modo Presenter en Teams 

El modo presentador de Teams ofrece todas las herramientas para presentar con confianza. ConPowerPoint Live, se dispone de control total sobre el contenido. Lo que ves como presentador es solo tuyo -notas, conversaciones en chats, vista de la audiencia- en una sola vista en modo panel. Esta vista privada permite al presentador ver todo en un único sitio mientras la audiencia ve solamente la slide activa. Usando la cinta de miniaturas, puedes ver cuáles son la slides que vienen a continuación e incluso saltar a una de ellas. La vista en modo Grid permite encontrar fácilmente algo en una presentación larga.

 

Sigue en contacto con los asistentes tras el webinar

Un webinar no es más que un punto de contacto, así que, al acabar, es importante poder acceder a un informe del evento en nuestras aplicaciones CRM para gestión de leads y seguimiento. La integración entre Teams y Dynamics 365 Marketing ayuda a aumentar el engagement, aumentar las conversiones y fidelizar a los asistentes.

 

¿Te gustaría saber cómo usar Teams para tu próximo webinar?

Dado que las nuevas capacidades están incluidas en la mayoría de planes de office y Microsoft 365 que seguramente ya tienes, no hay motivo para esperar, puedes empezar ya a convocar a sus clientes y clientes potenciales para el próximo webinar.

Para aprender cómo crear y emitir un Webinar con Teams, descarga esta la guía Aquí 

En COSMO CONSULT contamos con una gran experiencia en el diseño e implementación de las soluciones de productividad y colaboración de Microsoft. Nuestras propuestas se basan en un procedimiento bien definido, el conocimiento detallado de los procesos de negocio de muchos sectores y una gran experiencia en el funcionamiento de nuestros productos. Nuestros expertos estarán encantados de aconsejarte sobre las exclusivas posibilidades que ofrece el uso de Microsoft 365. Reserva ahora una breve reunión con uno de nuestros expertos - para explicarte cómo tu empresa puede dar el paso hacia la nueva era de Microsoft 365.

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Autor:
Sebastián Rodríguez
Microsoft 365 Specialist for Spain and LATAM | COSMO CONSULT